3. PROSES PERENCANAAN DLM MANAJEMEN

DefinisiPerencanaan

Pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana dan oleh siapa.

Perencanaan yang baik mempertimbangkan :

1.      Kondisi mendatang

2.      Kegiatan yang akan dilaksanakan

3.      Periode sekarang rencana dibuat

Kebutuhan perencanaan berada pada semua tingkatan organisasi.

Manajemen puncak

Selanjutnya [Baca] :

Perncanaan jangka panjang dan strategi-strategi organisasi

Manajemen bawah

Perencanaan jangka pendek dan pada kelompok kerja/unit

Perencanaan : Suatu proses yang tidak berakhir Perencanaan kembali

Perencanaan bersifat “ fleksibilitas, aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif “

Aspek penting dalam perencanaan :

1.      Pembuatan keputusan

2.      Proses pengembangan dan

3.      Penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan masalah

Jenis Rencana

Organisasi menggunakan dua rencana utama :

1.      Rencana strategic

2.      Rencana operasional

Rencana operasional tumbah dari rencana strategic dan pernyataan misi, terdapat empat pokok perbedaan antara rencana strategic dan operasional :

1.      Horison waktu

2.      Ruang lingkup

3.      Kerumitan dan dampak

4.      Ketidaktergantungan

Tahap Dasar Perencanaan

Tahap 1           : Menetapkan keadaan saat ini

Tahap 2           : Merumuskan keadaan saat ini

Tahap 3           : Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan

Tahap 4           : Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk

  pencapaian tujuan

Alasan Perlu Perencanaan

1.      Protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan

2.      Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

Manfaat Perencanaan

1.      Membantu Manajemen menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan

2.      Membantu dalam kristalisasi persesuaian masalah utama

3.      Memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas

4.      Membantu penempatan tanggung jawab lebih cepat

5.      Memberikan cara pemberian perintah untuk beroperasi

6.      Memudahkan dalam koordinasi di antara berbagai bagian organisasi

7.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci dan lebih mudah dipahami

8.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti

9.      Menghemat waktu, usaha, waktu dan dana

Kelemahan Perencanaan

1.      Pekerjaan yang tercakup dalam perencanaan mungkin berlebihan pada kontribusi nyata.

2.      Perencanaan cenderung menunda kegiatan

3.      Perencanaan mungkin terlalu membatasi Manajemen untuk berinisiatif dan inovasi

4.      Terkadang hasil terbaik diperoleh dari penyelesaian situasi individual dan penanganan setiap masalah pada saat masalah tersebut terjadi

5.      Ada rencana yang diikuti cara-cara yang tidak konsisten

Perencanaan tetap harus dilakukan oleh suatu organisasi

Hubungan Perencanaan Dengan Fungsi Manajemen

Perencanaan adalah fungsi yang paling dan da meresap ke seluruh fungsi-fungsi Manajemen ; Saling berhubung, Slaing tergantung dan berinteraksi.

Contoh hubungan :

ü  Proses pengaturan kerja bersama sumber daya organisasi

ü  Penyusunan personalia

ü  Penerapan dan menentukan kombinasi dari factor, kekuatan, sumber daya dan hubungan mengarahkan dan memotivasi karyawan

ü  Pengawasan sebagai kreteria penilaian pelaksanaan kerja terhadap rencana

Menurut Donald C. Mosley dan Paul H. Pietri : The Art Of Working With And Through People, 1975.

Perencanaan dan pengawasan saling berhubungan erat ; Dalam Manajemen disebut

“ Kembar Siam “

Tujuan setiap rencana adalah membantu sumber daya dalam kontribusinya secara positif terhadap pencapaian tujuan dan sasaran organisasi.

Para manajer harus dapat menentukan hubungan-hubungan organisasi, kualifikasi personalia, bagaimana bawahan diarahkan dan cara pengawasan yang diterapkan.

Tipe Perencanaan Dan Rencana

Proses dasar perencanaan setiap manajer sama, pada prakteknya dapat mengambil berbagai bentuk, hal ini disebabkan oleh :

1.      Perbedaan tipe organisasi : Misi berbeda : Pendekatan perencanaan berbeda

2.      Dalam suatu organisasi yang sama dibutuhkan tipr perencanaan yang berbeda untuk waktu yang berbeda

3.      Manajer-manajer yang berlainan akan mempunyai gaya perencanaan yang berbeda.

Klasifikasi dasar rencana – rencana :

1.      Bidang fungsional

Produksi, pemasaran, keuangan dan personalia

2.      Tingkatan organisasional

Keseluruhan organisasi dan satuan kerja organisasi

3.      Karakteristik (sifat) rencana

Kompleksitas, fleksibilitas, keformalan, kerahasiaan, biaya, rasionalitas, kuantitatif dan kualitatif

4.      Waktu

Rencana jangka pendek, menegah dan jangka panjang

5.      Unsur – unsur rencana

Dalam wujud anggaran, program, proses, kebijaksanaan, pengembangan dll.

Tipe utama rencana :

1.      Rencana strategic

Strategi adalah program umum untuk pencapaian tujuan-tujuan organisasi dalam pelaksanaan misi.

Terdapat peranan aktif, sadar dan rasional yang dimainkan oleh manajer dalam perumusan strategi organisasi.

2.      Rencana operasional

a.      Rencana sekali pakai

b.      Rencana tetap